Hướng Dẫn Chi Tiết Quản Lý Phê Duyệt Đơn Xin Nghỉ Phép và Xác Nhận Công Trên HCAC

Hướng dẫn chi tiết quản lý phê duyệt đơn xin nghỉ phép và xác nhận công trên HCAC, giúp bạn xử lý yêu cầu nghỉ phép và xác nhận thời gian làm việc hiệu quả và chính xác

Ngày đăng: 31-05-2024

705 lượt xem

Phần quản lý phê duyệt đơn xin nghỉ phép và xác nhận công giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý các yêu cầu từ nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần này trong hệ thống chấm công.

Tham khảo: Các dòng sản phẩm máy chấm công Hikvision

Truy Cập Phần Quản Lý Phê Duyệt

Truy cập vào phần "Chấm công" trong hệ thống.
Chọn mục "Quản lý phê duyệt".

Tạo Vai Trò Phê Duyệt

Thêm Vai Trò Mới

1. Chọn "Thêm vai trò".
2. Nhập tên vai trò, ví dụ: "Trưởng bộ phận kỹ thuật".
3. Chọn người đảm nhận vai trò này từ danh sách nhân viên.

Nhấn "Thêm" để lưu lại vai trò.

Thêm Các Vai Trò Khác

Lặp lại bước trên để thêm các vai trò khác như:

Nhân sự
Giám đốc

Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt

Cấu Hình Quy Trình

Chọn "Cấu hình quy trình".

Nhấn "Thêm" để tạo quy trình mới.
Chọn loại quy trình (bộ phận, nhóm hoặc cá nhân). Ví dụ: Quy trình phê duyệt bộ phận kỹ thuật.

Thiết Lập Thời Gian Hiệu Lực: Chọn khoảng thời gian có hiệu lực cho quy trình, ví dụ: tháng 9 hoặc tháng 10.

Chọn nội dung quy trình như:

Nghỉ phép
Xác nhận công
Tăng ca
Chấm vào/ra trên ứng dụng di động

Thiết Lập Sơ Đồ Quy Trình

Thêm bộ phận liên quan, ví dụ: Bộ phận kỹ thuật.

Thiết lập thứ tự gửi đơn:

Đầu tiên là trưởng bộ phận kỹ thuật.

Sau khi trưởng bộ phận phê duyệt, đơn sẽ được gửi đến nhân sự.

Cuối cùng, sau khi nhân sự phê duyệt, đơn sẽ được gửi đến giám đốc.

Thiết lập thông báo cho từng bước trong quy trình:

Thông báo đến trưởng bộ phận khi có đơn mới.

Thông báo đến nhân sự sau khi trưởng bộ phận đã phê duyệt.

Thông báo đến giám đốc sau khi nhân sự đã phê duyệt.

Nhấn "Kết thúc" để hoàn tất việc thiết lập quy trình.

Sử Dụng Quy Trình Phê Duyệt Trong Thực Tế

Tạo Đơn Xin Nghỉ Phép Hoặc Xác Nhận Công

Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng di động hoặc giao diện web để tạo các loại đơn như:

Đơn xin nghỉ phép
Đơn xác nhận công
Đơn xin tăng ca

Gửi Đơn Theo Quy Trình Đã Thiết Lập

Đơn sẽ được gửi theo thứ tự đã thiết lập trong quy trình:

Từ nhân viên kỹ thuật -> Trưởng bộ phận kỹ thuật -> Nhân sự -> Giám đốc

Theo Dõi Và Quản Lý Các Đơn Yêu Cầu

Nhân viên có thể theo dõi trạng thái của đơn trên ứng dụng di động hoặc giao diện web:
Khi đơn được chấp thuận hoặc từ chối, thông báo sẽ hiển thị trên app di động của người tạo đơn.

Quản Lý Các Loại Nội Dung Trong Quy Trình Phê Duyệt

Nhân sự có thể bật/tắt các loại nội dung trong quy trình như: Cho phép chỉ nghỉ phép mà không cho phép tăng ca hoặc ngược lại.

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng ứng dụng di động Access Control để gửi đơn yêu cầu nghỉ phép hoặc xác nhận công. Đây là một phần quan trọng giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các yêu cầu của mình mọi lúc, mọi nơi.

Mở Ứng Dụng Access Control

Tải ứng dụng: Đảm bảo rằng bạn đã tải và cài đặt ứng dụng Access Control trên điện thoại của mình.

Đăng nhập: Mở ứng dụng và chọn phần "Tự phục vụ" để đăng nhập bằng ID nhân viên của bạn.

Gửi Đơn Yêu Cầu Nghỉ Phép

Tạo Đơn Yêu Cầu

Nhấn dấu cộng (+) ở góc trên màn hình.
Chọn loại đơn yêu cầu, ví dụ: "Nghỉ phép".

Điền Thông Tin Nghỉ Phép

Chọn loại nghỉ phép:

Nghỉ ốm
Nghỉ phép năm
Và các loại nghỉ khác (nếu có)

Thời gian bắt đầu: Ví dụ: Từ ngày mai, từ 0 giờ.

Thời gian kết thúc: Ví dụ: Ngày kết thúc cụ thể.
Lý do nghỉ phép**: Điền lý do cụ thể cho việc xin nghỉ.

Đính Kèm Tài Liệu (Nếu Có)

Nhấn vào dấu cộng (+) ở phần "Tệp đính kèm".
Upload các tài liệu liên quan như hóa đơn viện phí, giấy tờ y tế, v.v.

Gửi Đơn Yêu Cầu

Sau khi điền đầy đủ thông tin và đính kèm tài liệu (nếu có), nhấn "Đồng ý" để gửi đơn yêu cầu.

Theo Dõi Lịch Sử Yêu Cầu Trên App

Sau khi gửi đơn, bạn có thể theo dõi lịch sử yêu cầu trong phần lịch sử của ứng dụng.
Thông tin sẽ bao gồm loại nghỉ phép, thời gian bắt đầu và kết thúc, lý do và trạng thái phê duyệt.

Quản Lý Phê Duyệt Trên Giao Diện Web HCAC

Truy Cập Phần Quản Lý Nghỉ Phép

Nhân sự truy cập vào giao diện web HCAC.
Chọn mục "Nghỉ phép".

Xem Danh Sách Đơn Yêu Cầu

Danh sách các đơn xin nghỉ sẽ hiển thị dưới dạng bảng với thông tin chi tiết về từng đơn xin nghỉ của nhân viên.

Xử Lý Đơn Yêu Cầu

1. Chọn một đơn xin nghỉ cụ thể từ danh sách.

2. Nhân sự có thể chọn các hành động sau:

Phê duyệt: Đồng ý với yêu cầu của nhân viên.
Từ chối: Không đồng ý với yêu cầu và cung cấp lý do từ chối nếu cần thiết.
Hoàn tác lạ*: Yêu cầu nhân viên cung cấp thêm thông tin hoặc chỉnh sửa lại đơn xin nghỉ.

Theo Dõi Quy Trình Phê Duyệt

Quy trình phê duyệt sẽ hiển thị bên phải màn hình với thông tin chi tiết về người đăng ký, thời gian gửi đơn và người tiếp theo phê duyệt (trưởng bộ phận, nhân sự hoặc giám đốc).

Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm rõ cách sử dụng ứng dụng di động HCAC Control để gửi các đơn yêu cầu cũng như cách quản lý phê duyệt trên giao diện web HCAC một cách hiệu quả nhất! Điều này giúp đảm bảo rằng mọi quy trình đều được thực hiện nhanh chóng và chính xác theo đúng quy định của doanh nghiệp.