Hướng Dẫn Xuất Dữ Liệu Máy Chấm Công Hikvision Bằng USB

Máy chấm công Hikvision có hỗ trợ xuất báo cáo qua USB cho phép lấy dữ liệu nhân viên mà không cần kết nối trực tiếp với máy tính. Bài viết hướng dẫn thao tác trên dòng SH-K2T803F được minh họa trong nội dung, từ đăng nhập, kiểm tra lịch làm việc đến xuất bảng chấm công ra Excel và kiểm tra kết quả.

1. Chuẩn bị trước khi xuất dữ liệu máy chấm công

Chuẩn bị USB còn dung lượng trống, máy tính để mở báo cáo Excel và tài khoản quản trị máy chấm công. Kiểm tra ngày giờ trên thiết bị, xác định khoảng thời gian cần lấy dữ liệu và bảo đảm nhân viên đã được đăng ký đầy đủ.

Lưu ý về USB: nên dùng USB định dạng FAT32. Nhiều dòng máy Hikvision yêu cầu USB dung lượng từ 1–32 GB và còn trên 512 MB trống; tuy nhiên cần đối chiếu tài liệu đúng mã thiết bị trước khi áp dụng giới hạn này. Hãy sao lưu dữ liệu quan trọng trước khi định dạng USB.

Trước khi thực hiện, nếu cần xem cấu hình thiết bị tương tự, có thể tham khảo hướng dẫn cài đặt bộ kiểm soát vào ra và chấm công SH-K2T803/804.

2. Đăng nhập vào máy chấm công Hikvision

• Bước 1. Tại màn hình chính của SH-K2T803F, nhấn giữ phím OK theo thao tác của thiết bị để mở màn hình đăng nhập quản trị. Nhập mật khẩu quản trị hoặc xác thực bằng vân tay quản trị nếu đã đăng ký.

• Nếu không vào được menu, kiểm tra tài khoản có quyền quản trị. Không sử dụng mật khẩu mặc định chung hoặc khôi phục thiết bị khi chưa sao lưu dữ liệu.

3. Kiểm tra lịch chấm công và ca làm việc

• Bước 2. Trong menu, chọn Attendance → Schedule để xem lịch chấm công đang được thiết lập.

• Bước 3. Chọn Company → Set Shift để kiểm tra ca làm việc, giờ bắt đầu, giờ kết thúc và các ngày áp dụng.

• Bước 4. Nếu doanh nghiệp làm thứ Bảy hoặc Chủ nhật, chỉnh lịch áp dụng cho những ngày này theo ca thực tế, sau đó lưu cấu hình. Trong ví dụ minh họa, chế độ Normal được chọn cho ngày cần tính công thông thường.

Điểm cần phân biệt: lịch ca quyết định cách máy tính và phân loại công, đi trễ, vắng mặt trong báo cáo. Không nên hiểu rằng ngày chưa được đặt ca thì mọi lần quẹt thẻ/chấm vân tay đều chắc chắn bị mất. Hãy kiểm tra Attendance Record để xác minh lượt chấm công thực tế.

4. Hướng dẫn xuất dữ liệu qua cổng USB

• Bước 5. Cắm USB vào cổng USB của máy chấm công. Trong menu Attendance, mở Report.

• Bước 6. Chọn loại dữ liệu cần xuất. Hai mục quan trọng nhất là:

• Các máy được hỗ trợ có thể bổ sung báo cáo bất thường (Abnormal Attendance Record) hoặc báo cáo lịch làm việc (Attendance Management Schedule). Các mục này phụ thuộc model và phiên bản phần mềm.

• Bước 7. Nếu màn hình yêu cầu, chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số nhận dạng thiết bị; xác nhận xuất và chờ thiết bị thông báo hoàn tất. Tháo USB an toàn, sau đó cắm vào máy tính.

5. Kiểm tra file Excel sau khi xuất

Mở USB trên máy tính, tìm file báo cáo vừa tạo và thực hiện các bước kiểm tra sau:

1. Đối chiếu ngày bắt đầu và kết thúc trong file với kỳ chấm công cần lấy.
2. Kiểm tra mã nhân viên, ngày chấm công và các thời điểm vào/ra.
3. So sánh Attendance Record với Attendance Report nếu có trường hợp báo thiếu công, đi trễ hoặc vắng mặt.
4. Lưu một bản sao trên máy tính và giới hạn quyền truy cập vì dữ liệu chấm công là thông tin nhân sự.

Ví dụ: nếu nhân viên có lượt chấm công ngày thứ Bảy trong Attendance Record nhưng bị tính vắng trong báo cáo tổng hợp, cần kiểm tra thiết lập ca làm việc của thứ Bảy thay vì kết luận dữ liệu đã mất.

6. Lỗi thường gặp khi xuất dữ liệu chấm công Hikvision bằng USB

7. Câu hỏi thường gặp

Xuất dữ liệu qua USB có cần mạng Internet không?

• Không. Với máy hỗ trợ xuất báo cáo qua USB, dữ liệu được chép từ bộ nhớ thiết bị sang USB, không phụ thuộc Internet.

Xuất báo cáo USB có xóa dữ liệu trên máy không?

• Thông thường thao tác Export/Report không đồng nghĩa xóa bản ghi. Tuy vậy, không chọn các chức năng xóa hay khôi phục cài đặt khi đang lấy dữ liệu và luôn sao lưu định kỳ.

Máy chấm công Hikvision nào cũng xuất file Excel theo cách này?

• Không. Đường dẫn Attendance → Report và định dạng báo cáo phụ thuộc dòng máy. Ví dụ, thiết bị DS-K1A802 có hướng dẫn riêng; một số thiết bị kiểm soát cửa yêu cầu sử dụng phần mềm thay vì xuất Excel từ menu trên máy.
• Nếu đang kết hợp chấm công với kiểm soát cửa, có thể tham khảo thêm bài đấu nối và cài đặt Hikvision DS-K1T802M.

Kết luận: để lấy dữ liệu chính xác, hãy xuất Attendance Record khi cần đối chiếu giờ chấm thực tế và dùng Attendance Report khi cần báo cáo tổng hợp đã tính theo lịch làm việc. Kiểm tra lịch ca trước khi sử dụng số liệu cho bảng lương.

Đừng ngại, hãy bắt máy GỌI NGAY để được hướng dẫn và tư vấn miễn phí:

 

08 9898 0626

 

HIKVISION - CAMERA BÁN CHẠY SỐ 1 THẾ GIỚI

 

• Địa chỉ: 1190 Phạm Thế Hiển, Phường 5, Quận 8, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 08.9898.0626
• Website: hikvi sionvietnam.net
• Email: [email protected]

-----------------------------------------------------